Dans Ulyses Suite, la gestion des entités (segments, tarifs, promotions, etc.) doit être réalisée avec précaution.
Supprimer ou modifier une valeur peut impacter les données existantes et les rapports.
Pour maintenir un bon équilibre entre propreté des données et continuité opérationnelle, Ulyses Suite propose trois actions :
Objectif
Cette fonctionnalité permet de :
- gérer le cycle de vie des entités dans le système
- éviter les erreurs dans les rapports et les opérations
- maintenir une base de données propre et cohérente
Supprimer des entités
Pour pouvoir supprimer des entités, il suffit de s'assurer que cette valeur n'a pas de dépendances avec d'autres entités. C'est-à-dire qu'elle n'est attribuée à aucune réservation, ni à des offres, promotions ou autres entités.
Imaginons que nous voulons supprimer un segment, et que ce segment ne soit attribué à aucun tarif, offre, promo ou réservation. Eh bien, dans ce cas, après avoir sélectionné Supprimer depuis les actions, un message nous invitera à confirmer ou non l'action de suppression.
Si nous le supprimons, comme il n'est attribué à aucune autre variable, cela ne générera aucune erreur en cascade pouvant influencer le reste de l'opération.
⚠️ Attention
Si l’entité est utilisée, la suppression est bloquée afin d’éviter des incohérences dans les données et les rapports.
Désactiver/Activer des entités
Lorsque nous désactivons des entités, nous ne les supprimons pas, nous indiquons simplement qu'elles ne sont plus disponibles, qu'elles ne peuvent plus être attribuées. Chaque fois que nous désactivons une entité, cela signifie :
Pour marquer une entité comme inactive, il suffit d'aller dans le menu des options et de cocher Inactif ou, simplement, d'essayer de la supprimer. Dans les deux cas, nous sélectionnerons l'option "Inactif" et indiquerons la raison pour laquelle elle a été marquée ainsi.
En marquant une entité comme inactive, sa fiche détail change de couleur de fond, comme ci-dessous
Une étiquette "inactif" apparaît dans la liste
Dans toutes les listes d'Ulyses Suite, les valeurs actives sont affichées par défaut. Si nous voulons également voir les valeurs inactives, il faudra activer l'interrupteur situé en bas des listes.
Chaque fois que nous marquons une entité comme inactive, elle s'affichera dans un format différent lorsqu'on essaiera de la sélectionner.
Par exemple, nous sommes dans une réservation et voulons changer le tarif pour un autre dont la valeur est désactivée. Ou simplement en accédant à la réservation, on constate qu'elle possède une valeur qui a été désactivée auparavant.
Remplacer des entités
Il arrive que nous souhaitions écraser la valeur d'une entité par une autre. Par exemple, si nous voulons attribuer toutes les réservations à un nouveau segment ou à un ancien canal.
Après avoir remplacé l'entité, nous substituerons simplement la valeur par celle sélectionnée.
Fonctionnement
Selon l’action choisie :
- la suppression supprime définitivement l’entité si aucune dépendance n’existe
- la désactivation conserve l’historique tout en bloquant l’usage futur
- le remplacement met à jour automatiquement les références dans le système
Bon à savoir 💡
- Privilégier la désactivation plutôt que la suppression dans la plupart des cas
- Le remplacement permet de nettoyer les données sans perte d’historique
- Les entités inactives peuvent être réactivées à tout moment
Cas d’usage 🧭
Un établissement souhaite arrêter un ancien segment tout en conservant l’historique.
→ Il désactive le segment
→ Celui-ci n’est plus utilisé mais reste visible dans les anciennes réservations
Astuce ✨
Utiliser le remplacement pour regrouper plusieurs entités similaires permet d’améliorer la qualité des rapports et la lisibilité des données