Ulyses Suite permet d’enregistrer des paiements anticipés sous forme de dépôts liés à une réservation.
Un dépôt peut être imputé :
à un séjour spécifique,
à l’ensemble de la réservation,
ou réparti entre plusieurs séjours.
Lorsque le dépôt est réparti sur plusieurs séjours, un folio maître est automatiquement créé au moment du check-in afin de centraliser le dépôt pour l’ensemble de la réservation.
Points d’accès pour créer un dépôt
Un dépôt peut être enregistré depuis deux emplacements :
Depuis une réservation
Fiche de réservation > Sélectionner le séjour > Onglet Paiements > Nouveau dépôtDepuis la gestion des dépôts
Facturation > Dépôts > Nouveau dépôt > Sélectionner le séjour concerné
Paramètres du dépôt
Lors de la création d’un dépôt, les informations suivantes doivent être renseignées :
Nom
Référence du dépôt. Par défaut, le numéro de réservation est proposé.Date de consommation
Date prévue à laquelle le dépôt sera utilisé.Type de folio
Indique sur quel folio le dépôt sera appliqué.
S’il n’est pas renseigné, le dépôt est appliqué sur le folio par défaut défini au niveau de la chaîne pour le produit.-
Type de dépôt
Dépôt reçu
Génère un encaissement en caisse sans émission de facture fiscale.
Un justificatif de paiement peut être transmis.Dépôt 10 % / Dépôt 21 %
Génère un encaissement en caisse et une facture fiscale avec la TVA correspondante, selon les produits concernés.
Montant
Montant du dépôt.Devise
Devise utilisée pour le dépôt.Facturer à
Permet de définir le titulaire du dépôt.
Mode d’encaissement du dépôt
Lors de la création, il est nécessaire de choisir la manière dont le dépôt sera encaissé :
Demander paiement
Une demande de paiement est envoyée par e-mail ou SMS.
Cette option nécessite l’activation d’une passerelle de paiement.Payer maintenant
Le dépôt est encaissé immédiatement lors de sa création.Dépôt en attente
Le dépôt est prévu pour un paiement à une date future spécifique.
Application du dépôt après le check-in
Une fois créé, le dépôt est automatiquement appliqué sur le folio principal de la réservation après le check-in.
Dépôt en attente
Lorsque le dépôt n’est pas encaissé immédiatement, il est possible de le créer en tant que dépôt en attente.
Dans ce cas :
Sélectionnez Dépôt en attente.
Indiquez le mode de paiement prévu.
Définissez le montant (total ou partiel).
Le dépôt apparaît alors avec le statut Prévu.
Émettre un dépôt en attente
Lorsque le paiement est finalement reçu :
Sélectionnez le dépôt concerné.
Ouvrez le menu Options.
Sélectionnez Émettre le dépôt.
Cette action :
génère le mouvement de caisse,
met à jour le statut du dépôt à Payé.
Bon à savoir 💡
Les dépôts peuvent être liés à un séjour ou à toute la réservation.
Les dépôts répartis sur plusieurs séjours sont centralisés via un folio maître.
Le type de dépôt détermine s’il y a émission ou non d’une facture.
Les dépôts peuvent être encaissés immédiatement ou programmés pour plus tard.
Le statut du dépôt évolue automatiquement selon les actions réalisées.
Cas d’usage 🧭
Réservation avec paiement anticipé
Un client règle une partie ou la totalité de son séjour avant l’arrivée. Le dépôt garantit le paiement et sécurise la réservation.
Groupes
Un dépôt global est encaissé avant l’arrivée du groupe et réparti sur les différents séjours lors du check-in.
Paiement différé
Un dépôt est créé en attente, puis encaissé ultérieurement à la réception du paiement effectif.
Astuce ✨
Lorsque le dépôt est encaissé immédiatement, utilisez l’option Nouveau dépôt rapide afin de réduire le nombre d’étapes et gagner du temps lors de l’enregistrement.