Ulyses Suite distingue clairement les notions de client et de participant, afin de gérer correctement les données personnelles avant, pendant et après le séjour.
Cette distinction permet d’assurer la qualité du cardex client tout en évitant les doublons.
Définition d’un client
Dans Ulyses Suite, un client correspond à une personne qui a déjà séjourné dans une propriété de la chaîne à un moment donné.
Un client dispose donc :
d’une fiche client créée automatiquement après un check-in
d’un historique de séjours
de données personnelles enrichies au fil du temps
Les clients sont accessibles depuis :
Cardex > Clients
Définition d’un participant
Un participant est une personne :
enregistrée dans une réservation
qui n’a pas encore effectué de check-in dans une propriété de la chaîne
Avant le check-in, les participants peuvent disposer de données partielles, souvent issues des canaux de réservation.
Liaison entre participant et client
Lorsque les informations d’un participant correspondent potentiellement à celles d’un client existant, Ulyses Suite propose de lier le participant à un client.
Cette étape permet de rattacher le séjour à l’historique existant, si la personne a déjà séjourné auparavant.
Exemple de fonctionnement
Une réservation est importée depuis un canal en ligne pour un hébergement de 2 adultes.
Les informations reçues sont limitées, par exemple uniquement le nom SEPTEO.
Ulyses Suite détecte alors plusieurs correspondances possibles parmi les clients existants.
Deux situations peuvent se présenter.
Cas 1 : la correspondance est correcte
Si vous confirmez que l’une des correspondances proposées correspond bien au participant :
sélectionnez la fiche client correspondante
Ulyses Suite lie le participant à ce client
les informations historiques du client sont automatiquement récupérées
Cas 2 : aucune correspondance n’est correcte
Si aucune des correspondances proposées ne correspond au participant :
complétez manuellement les informations du participant
effectuez le check-in de la réservation
Ulyses Suite crée automatiquement une nouvelle fiche client
Après le check-in, le client apparaît dans :
Cardex > Clients
Annuler une liaison erronée
En cas de liaison incorrecte entre un participant et un client existant, il est possible :
d’annuler la liaison
de supprimer les données transférées depuis la fiche client
Cette action permet de corriger une erreur sans impacter définitivement le cardex.
Bon à savoir 💡
Un participant devient client uniquement après le check-in
Ulyses Suite propose des correspondances pour éviter les doublons
La liaison permet de récupérer l’historique des séjours précédents
Une liaison erronée peut être annulée
Cas d’usage 🧭
Réservations issues des canaux
Gestion de participants avec des données limitées avant l’arrivée.
Clients récurrents
Rattachement automatique d’un participant à un client existant.
Qualité du cardex
Évitement des doublons et centralisation de l’historique client.
Astuce ✨
Prenez le temps de vérifier les correspondances proposées avant de valider une liaison, surtout pour les noms courants, afin de préserver la fiabilité du cardex client.