El objetivo del planning de reservas es permitir la pre-asignación de todas las llegadas a presente y futuro (7 días, 15 días o 30 días) , conocer la ubicación de las reservas in-house, así como disparar algunas operativas.
Para acceder al Planning de reservas
- Recepción > Planning de reservas
El planning de reservas tiene las siguientes opciones de visualización. Siempre se muestra la última visualización que el usuario mostró la última vez que entró. Desde el planning tendremos las siguientes opciones de visualización.
- Estado de reservas y de habitaciones
- Agrupar habitaciones por planta o tipología
- Seleccionar información en miniatura de reserva
- Filtros de habitaciones
Desde el planning de reservas podremos realizar las siguientes operaciones
- Preasignar llegadas pendientes
- Preasignación múltiple
- Preasignación con cambio habitación
- Autoasignación de habitaciones
- Cambio de habitación
- Checkin/out de habitaciones
- Crear nueva reserva o bloqueo
Estado de reservas y del estado de habitaciones
Los estilos de las reservas representadas en el Planning coinciden con en el resto de la aplicación, así pues:
- Las reservas que han hecho checkout se representan en gris oscuro
- Las reservas que están in-house se representan en azul
- Las reservas pendientes de llegada (estado reserved) se representan en verde
Los estilos de los diferentes estados y situaciones de las diferentes habitaciones en el Planning coinciden con el Rack de espacios.
Agrupar habitaciones por planta o tipología
El Planning de reservas muestra todas las habitaciones distribuidas por plantas o por tipología en función de la selección del filtro correspondiente. Sin embargo, las habitaciones estarán distribuidas por planta de forma predeterminada. Para cambiar el modo de visualización nos dirigimos a
- Planning de reservas > Por planta / Por tipología respectivamente
Seleccionar información en miniatura de reserva
Ulyses Suite muestra el nombre del primer huésped registrado en la reserva en cada una de las casillas que representa una reserva de forma predeterminada. Sin embargo, es posible modificar este valor por cualquiera de los que Ulyses Suite suministra a través del selector superior
Si cambiamos por el valor "Booker" vemos que cambia el contenido de las celdas
Filtros de habitaciones
Con el objetivo de acelerar la búsqueda de habitaciones libres o la búsqueda de reservas alojadas en la propiedad el Planning de dispone de múltiples filtros que vemos a continuación
- Buscador de información: El buscador de información realiza una búsqueda por el contenido de la miniatura de la reserva
- Status: Permite filtrar todas habitaciones por estado (limpia, sucia o pdte de revisar)
- Situación: Permite filtrar todas las habitaciones por situación (libres, ocupadas o bloqueadas)
- Tipología: Permite filtrar habitaciones por tipologías diferentes
- Subtipología: Permite filtrar habitaciones por subtipologías
- Características: Permite filtrar habitaciones por características que contenga la habitación (por ejemplo, terraza)
Preasignar llegadas pendientes
Ulyses Suite permite preasignar habitaciones a llegadas que aún estan por llegar, no sólo del día actual sino a futuro. Para conocer las reservas pendientes de preasignar nos dirigiremos a
- Planning de reservas > Asignar pendientes
- O bien Planning de reservas > Clic en Badge
Desde ahí haremos clic en la miniatura de la reserva para que Ulyses Suite nos indique dónde asignar la reserva.
Finalmente se selecciona el hueco dónde asignar la reserva
Preasignación múltiple
La preasignación múltiple se utiliza en aquellos casos en los que el número de llegadas es tan elevado que no queremos realizar la asignación manualmente. En el ejemplo anterior el día 27/12 existen 22 llegadas pendientes de asignar. Si deseamos acelerar el proceso de asignación haremos
- Planning de reservas > Clic en badge > Asignar múltiples
En ese caso aparecerá un modal con todas las reservas pendientes de asignar desde donde podemos asignar manualmente cada una de ellas a través de Añadir habitación o bien, seleccionar las estancias que deseemos para Autoasignarlas.
En el siguiente ejemplo hemos seleccionado todas las llegadas y las hemos autoasignado
Ulyses Suite ha asignado una habitación a cada una de las llegadas en función de diversos parámetros
Preasignación con cambio habitación
Desde "Ver detalles diarios" tenemos una visión detallada de las asignaciones por día.
En este ejemplo, la habitación cambia de "Triple" a "Doble".
Ahora es posible asignar automáticamente varias habitaciones de distintas categorías a una misma reserva cuando hay un cambio de habitación durante la estancia.
El planning reservas muestra claramente las asignaciones de habitaciones por días, incluyendo los cambios de categoría. Esto facilita el control y seguimiento de las habitaciones.
Autoasignación de habitaciones
Es posible activar la función de autoasignación de habitaciones desde el apartado de configuración. Esto significa que el sistema será capaz de asignar automáticamente las habitaciones a las reservas de los huéspedes.
Para ello:
Configuración Ulyses Suite > General > Propiedad > Preferencias > Modo de asignación de habitaciones
Podremos elegir entre dos opciones para la asignación automática: la primera será en el momento en que se crea la reserva (OnCreated), y la segunda en el día del check-in (ArrivalDay).
Cambio de habitación
Desde el planning podremos ejecutar cambios de habitación de reservas que estén preasignadas o de reservas in-house pero que no se encuentren en el día de salida. Para ello simplemente
- Planning de reservas > Click en
sobre la estancia que deseemos
- Selección Cambiar habitación
- Seleccionar habitación dónde reubicar la reserva
Checkin/out de habitaciones
Podremos iniciar el checkin y checkout de reservas desde el planning fácilmente a través de
- Planning de reservas > Click en
- Selección Check-in / Check out
Para obtener más información acerca del checkin de una habitación haz clic aquí.
Para obtener más información sobre el checkout de una habitación haz clic aquí.
Una vez hayamos completado el checkin o checkout de la habitación podemos revertir cualquiera de los procesos anteriores siempre que lo hagamos dentro del mismo día en qué lo hemos completado.
Crear una nueva reserva o un bloqueo
Desde el Planning de reservas, puede crear directamente una reserva o un bloqueo de alojamiento seleccionando un período en un alojamiento disponible.
Este método le permite definir fácilmente la fecha de llegada y la fecha de salida, incluso para estancias o bloqueos de varios días consecutivos.
Seleccionar el período en el planning
En el planning, identifique un alojamiento libre.
Haga clic en la celda correspondiente a la fecha de inicio deseada.
La selección solo es posible si el alojamiento está disponible en esa fecha.
Desplace el cursor para ampliar la selección a varios días.
El período seleccionado se muestra visualmente en el planning.
Haga clic en la fecha de fin para validar el período.
➡️ Esta selección garantiza que el alojamiento esté disponible durante todo el período elegido.
Elegir la acción a realizar
Una vez validado el período, se abre automáticamente una ventana.
Entonces puede elegir una de las siguientes opciones:
Crear manualmente
Crea una nueva reserva.
La fecha de llegada corresponde al primer día seleccionado.
La fecha de salida corresponde al último día seleccionado.
El alojamiento ya queda asignado a la reserva.
👉 Opción recomendada para registrar rápidamente una solicitud de cliente con fechas conocidas.
Buscar disponibilidad
Inicia una búsqueda de disponibilidades.
La búsqueda se inicializa con la fecha de inicio y la fecha de fin seleccionadas.
👉 Opción útil si desea comparar o cambiar de alojamiento.
Bloquear el alojamiento
Inicia el bloqueo del alojamiento.
El bloqueo se aplica a todo el período seleccionado.
👉 Ideal para mantenimiento, uso interno o una indisponibilidad temporal.
Puntos importantes a tener en cuenta
La selección:
está limitada a las fechas visibles en el planning
se restablece si cambia el período mostrado
Un clic fuera de la línea del alojamiento:
cancela la selección en curso
Las fechas seleccionadas se recuperan automáticamente en la pantalla siguiente (reserva o bloqueo).