Grupos y subgrupos de productos

En este artículo explicaremos para qué sirven los grupos y subgrupos de productos en Ulyses Cloud.

Los productos en Ulyses Cloud son unidades de producción que pueden añadirse como cargos en facturas, bien haciendo referencia a consumos o haciendo referencia a pagos, descuentos, comisiones o impuestos y sobre los que posteriormente el hotelero sacará el informe productivo.

Debido a la gran cantidad de productos y servicios que existen en la industria del alojamiento, Ulyses Cloud permite la distribución de todos los productos en grupos y subgrupos que después nos ayudarán a sacar informes de forma más agrupada. Aunque Ulyses Cloud tiene algunos grupos y subgrupos ya creados de forma predeterminada, es necesario que conozcamos la siguiente operativa

• Gestión de grupos
• Gestión de subgrupos
• Configuración del informe de producción

Gestión de grupos

Los grupos de productos son una primera categorización de los mismos. Para crear nuevos grupos nos dirigimos al menú Grupos bajo el menú Productos en la Configuración de la cadena.

Como norma general, los grupos más comunes suelen ser Alojamiento, F&B y Otros

Al acceder a la ficha de un grupo observamos que podemos definir

• Código de grupo
• Nombre: Identifica al grupo en los informes y también en el diseño del informe de producción. Recomendamos traducir el contenido
• Descripción: Indica información adicional que defina al grupo
• Pestaña subgrupos de producto: Indica qué subgrupos se encuentran en el grupo que acabamos de crear

Gestión de subgrupos

Los subgrupos se corresponden con un segundo nivel de categorización de los productos en Ulyses Cloud. Si hemos dicho que el grupo más común podría ser Alojamiento, Habitación y Suplementos de habitación se corresponderían con los subgrupos más comunes.

Para crear nuevos subgrupos de productos nos dirigiremos a Subgrupos bajo el menú Productos en el menú de configuracióon de la cadena.

Desde la ficha del subproducto definimos

• Código de subproducto
• Nombre: Indica nombre para subgrupo. Su valor es el que aparece en informes.
• Grupo de subproductos: Indica el grupo al que pertenece el subproducto en el que nos encontramos
• Descripción: Indica información adicional sobre el subgrupo en el que estamos

Desde la pestaña productos podremos añadir y eliminar productos que hemos incluido en esta categoría.

Configuración del informe de producción

El informe de producción (Revenue report) es probablemente uno de los informes más relevantes de la gestión hotelera. Si ya tenemos algo de experiencia en la industria sabremos que se trata de un informe que desglosa toda la producción entre períodos y lo compara con el ejercicio anterior y el presupuesto. Es el informe que la mayoría de equipos de dirección tienen como referencia y sobre el que basan muchas de sus decisiones estratégicas.

Aunque Ulyses Cloud ya suministra algunas plantillas de visualización a continuación vamos a aprender cómo personalizar la visualización del informe de producción. La configuración de las diferentes plantillas la realizaremos a nivel general ya que posteriormente las propiedades podrán utilizar la plantilla que deseen.

Para poder completar la configuración deberemos seguir los siguientes pasos

• Configurar el contenido (productos, subgrupos y grupos)
• Configuración de plantillas de impresión

Configurar contenido

La configuración del contenido consiste en agrupar todos los productos en grupos y subgrupos para poder desglosar el contenido del informe de producción posteriormente.

Para ello desde la configuración general nos dirigiremos a la opción Ordenar products desde dónde podremos añadir o eliminar grupos y subgrupos de productos. En cada subgrupo añadiremos sus productos por medio de drag&drop

Por defecto Ulyses Cloud carga todos los productos con el objetivo de no generar descuadres entre informes. 

Diseñar plantilla de impresión del informe de producción

En el punto anterior hemos explicado cómo configurar el contenido del informe de producción. Sin embargo Ulyses Cloud además nos permite configurar hasta 3 plantillas de impresión para indicar qué grupos y subgrupos queremos mostrar desglosados en la impresión.

Para ello, desde la misma vista que la anterior haremos clic en el modo de visualización Template, seleccionaremos la plantilla que deseamos modificar y nos centraremos en marcar el comportamiento de cada grupo o subgrupo mediante el selector.

• Hidden: Si marcamos un grupo/subgrupo como hidden no se mostrará en la impresión del informe
• Grouped: Si marcamos un grupo/subgrupo como grouped estaremos indicando que en la impresión sólo aparecerá 1 línea pero no todo su desglose. En el ejemplo anterior, si marcásemos el grupo Accomodation como grouped no veremos el desglose de los diferentes subgrupos Room, Room Supplement y así sucesivamente.
• Detailed:Si marcamos un grupo/subgrupo como detailed estaremos indicando que queremos ver el desglose de ese grupo/subgrupo y como tal, tendremos que indicar el comportamiento del subgrupo ya que tiene productos.

Una vez configurada la plantilla de impresión podremos guardar y sobreescribir cualquiera de las plantillas existentes.