Gestion de la Rooming List

Dans le cadre de la gestion d’un groupe, la rooming list correspond généralement à la dernière information transmise par l’agence ou l’entreprise.
Elle contient la liste définitive des clients qui séjourneront dans l’établissement et peut évoluer jusqu’au jour même de l’arrivée, ce qui complexifie son traitement.

Dans Ulyses Suite, la rooming list correspond à la liste des hébergements confirmés.
À partir de cette liste, les séjours composant la réservation de groupe seront générés.

Principe de fonctionnement de la rooming list

Ulyses Suite permet d’alimenter la rooming list de deux manières :

• Saisie manuelle depuis l’interface
• import depuis une feuille Excel

La seconde méthode est particulièrement utile, car elle permet de partager un modèle avec l’agence ou l’entreprise, puis de réimporter le fichier une fois complété.

Les principales actions possibles depuis la rooming list sont :

• Préassigner des hébergements
• Modifier ou supprimer des hébergements
• Générer des séjours à partir des hébergements

Une fois les séjours générés, le nombre d’hébergements picked up est automatiquement mis à jour dans le blocage du groupe.

Importer la rooming depuis une feuille Excel

Pour importer la rooming list via Excel, cliquez sur Importer rooming afin de télécharger un modèle.

Deux modèles sont disponibles :

• Télécharger le bloc d'hébergements
  Permet de renseigner uniquement le prénom et le nom des clients

• Télécharger le bloc d'hébergements étendu
  Permet de compléter l’ensemble des champs du cardex client

Remplir le fichier Excel

Dans l’exemple ci-dessous, pour un groupe de 10 hébergements, seuls les champs Prénom et Nom sont complétés.
Les autres colonnes sont automatiquement préremplies selon les caractéristiques du groupe.

Bon à savoir

Il est impératif de ne modifier que les cellules correspondant aux données clients.
Toute modification d’autres cellules entraînera une erreur lors de l’import.

Spécificités du roomblock étendu

Certains champs du roomblock étendu utilisent des codes et non du texte libre.

DocumentType : 

P : Passeport

C : Permis de conduire

D : Carte nationale d’identité (DNI espagnol uniquement)

N : Carte de résident (NIE)

I : Carte d’identité

X : Permis de résident UE

GenderType :

F : Féminin

M : Masculin

BirthCountry, Country, NationalityCountry et CountryOfIssuance :

Indiquez le code ISO alpha 2 du pays. 

StateProv :

Indiquez le code ISO de la province. Seulement pour l’Espagne ou l’Italie

• Codes ISO Espagne
• Codes ISO Italie

StateProv

Indiquez le code ISO de la langue. (EN - Anglais / ES - Espagnol)

Importer le fichier complété

Une fois le fichier Excel complété et enregistré :

• retournez dans Importer rooming

• sélectionnez Télécharger fichier

• choisissez le fichier Excel complété

Après import, les réservations sont générées, chacune avec son numéro de réservation individuel.

Génération manuelle de la rooming list

Il est également possible de compléter la rooming list manuellement.

Pour cela :

• cliquez sur Ajouter rooming

• saisissez directement les données clients

Les hébergements saisis sont ajoutés à la liste.

Modifier ou supprimer des hébergements

Les hébergements présents dans la rooming list peuvent être :

• modifiés

• supprimés

tant qu’aucun numéro de réservation n’a été attribué.

Sélectionnez les hébergements concernés puis utilisez les actions Modifier ou Supprimer.

Générer les séjours

Au fur et à mesure des confirmations :

• sélectionnez un ou plusieurs hébergements

• cliquez sur Générer séjours

Ulyses Suite crée alors les séjours et leur attribue un numéro de réservation, visible dans l’onglet Réservations.

Préassignation des réservations de groupe

Une fois les réservations générées, elles peuvent être gérées individuellement.
Ulyses Suite propose également une préassignation en masse via l’option Bulk assign Room.

Depuis cet écran, il est possible de :

• assigner les hébergements un par un

• ou utiliser l’assignation automatique

En sélectionnant les lignes souhaitées puis en cliquant sur Autoassigner, les hébergements sont attribués automatiquement en respectant leur typologie.

Bon à savoir 💡

• La rooming list génère les séjours définitifs du groupe

• L’import Excel permet de gagner du temps et de limiter les erreurs

• Les hébergements peuvent être modifiés tant qu’ils ne sont pas transformés en séjours

• Chaque séjour généré reçoit son propre numéro de réservation

Cas d’usage 🧭

Groupes B2B avec confirmations tardives
Import progressif de la rooming list à mesure que l’agence confirme les clients.

Grand volume de participants
Utilisation de l’Excel pour éviter la saisie manuelle répétitive.

Préparation opérationnelle
Préassignation automatique des hébergements avant l’arrivée du groupe.

Astuce ✨

Utilisez le roomblock simple pour une première confirmation, puis le roomblock étendu lorsque les informations administratives complètes des clients sont disponibles.