Détail de la réservation de groupe

Le détail de la réservation de groupe correspond à la configuration des données fondamentales du groupe.
Associées au bloc des hébergements, ces informations permettent de concevoir le budget global et de définir le cadre commun à l’ensemble des séjours du groupe.

Accéder au détail d’une réservation de groupe

Pour accéder à la configuration d’un groupe :

• ouvrez le menu Réservations

• accédez à Réservations Groupe

• sélectionnez un groupe existant ou créez-en un nouveau

Depuis l’onglet Vue d'ensemble, il est possible de gérer l’ensemble des informations de base du groupe.

Les sections disponibles sont :

• Informations sur le groupe
• Entreprises de la réservation
• Détails principaux de la réservation
• Titulaire de la réservation de groupe
• Proposition commerciale
• Statistiques et suivi

Les informations configurées ici servent de base commune à tous les hébergements qui seront confirmés par la suite.
Des ajustements ponctuels restent toutefois possibles au niveau de chaque hébergement une fois confirmé.

Informations sur le groupe

Cette section regroupe les éléments d’identification du groupe :

• Nom du groupe
  Identifiant permettant de relier les séjours au groupe

• Attribué à
  Utilisateur responsable du suivi du groupe

• Couleur
  Couleur utilisée pour identifier visuellement le groupe et ses réservations

• Statut
  État d’avancement du groupe

Titulaire de la réservation de groupe

Comme pour une réservation individuelle, il est nécessaire d’identifier un titulaire.

Dans cette section, vous pouvez :

• renseigner les coordonnées du contact principal

• ou simplement indiquer le nom du groupe dans le champ Nom si aucun contact précis n’est requis

Ces informations seront reprises dans les réservations générées.

Entreprises de la réservation

Les entreprises correspondent aux intermédiaires impliqués dans la réservation.
Elles sont généralement commissionnaires, avec des conditions configurées en amont via la gestion des commissions.

Les intermédiaires disponibles sont :

• Booker

• Facturer à

• Centrale

• Compagnie / Implant

Mode de paiement

Le mode de paiement détermine la création automatique des folios lors du check-in et l’imputation des charges.

Les principaux modes disponibles sont :

• Payé par l’agence et l’invité
  Création d’un folio pour l’entreprise Facturer à et d’un folio pour le premier invité

• Payé par l’invité
  Création d’un seul folio pour le premier invité

• Payé par l’agence
  Création d’un seul folio pour l’entreprise Facturer à

• Payé par l’invité et l’invité
  Création de deux folios pour le premier invité

• Payé par l’agence et l’agence
  Folio principal pour le booker et folios supplémentaires pour les autres entreprises

• Payé par l’agence et l’entreprise
  Folio principal pour le booker et folios supplémentaires pour les entreprises

En cliquant sur l’icône dédiée , il est possible d’ajuster les commissions, aussi bien pour l’hébergement que pour les services.

Détails principaux de la réservation

Cette section permet de définir :

• la période globale du séjour

• les heures d’arrivée et de départ prévues

• la création ou non de la facture principale du groupe

La facture principale regroupe l’ensemble des charges contractées par le groupe.

Bon à savoir

Ces informations peuvent être modifiées ultérieurement au niveau de chaque hébergement.
Un même groupe peut donc comporter des hébergements avec des dates ou des pensions différentes.

Proposition commerciale du groupe

Cette section permet d’établir l’évaluation financière du groupe.

Les paramètres disponibles sont :

• Tarif

• Offre

• Remise sur l’offre

• Devise

• Promotion

• Remise promotion

• Politique d’annulation

• Pension

Bon à savoir

La pension définie au niveau du groupe est copiée automatiquement sur tous les séjours générés.
Toute exception doit être modifiée ultérieurement au niveau du séjour ou du blocage.

Statistiques et suivi

Cette section permet de renseigner des informations statistiques et de suivi, telles que :

• Politique d’annulation

• Source / secteur / canal

• Localisateurs de réservation

• Commentaires

Les commentaires saisis au niveau du groupe sont automatiquement reportés dans chacune des réservations individuelles générées.

Bon à savoir 💡

• Les données du groupe servent de base commune à tous les séjours générés

• Des ajustements restent possibles au niveau de chaque hébergement

• La pension et les conditions financières sont copiées par défaut sur les séjours

• Les commentaires du groupe sont répercutés sur les réservations individuelles

Cas d’usage 🧭

Construction d’une proposition groupe
Définition des tarifs, pensions et conditions avant confirmation des hébergements.

Gestion B2B centralisée
Paramétrage des entreprises, commissions et modes de paiement pour un groupe.

Suivi commercial
Utilisation des statuts, couleurs et statistiques pour piloter les opportunités de groupe.

Astuce ✨

Renseignez le maximum d’informations au niveau du groupe avant de confirmer les hébergements afin de limiter les ajustements manuels sur chaque séjour par la suite.