Ulyses Suite permet de créer un dépôt (ou paiement anticipé) via l'assistant suivant si nous avons une passerelle de paiement intégrée. L'assistant se compose de 6 étapes :
- Étape 1 : Cible du dépôt
- Étape 2 : Données de base et de facturation du dépôt
- Étape 3 : Confirmation des informations de facturation
- Étape 4 : Payer maintenant ou demander le paiement
Étape 1 : Cible du dépôt
La cible du dépôt indique simplement la destination finale du paiement. Un dépôt peut être effectué sur une réservation, un groupe, un client particulier, une entreprise. Pour cela, nous nous rendons à
- Menu supérieur Facturation > Dépôts > Nouveau dépôt
- Ou bien, directement depuis l'onglet Dépôt dans une réservation, un groupe, un client ou une entreprise
Étape 2 : Données de base et de facturation
À cette étape, nous indiquerons :
- Date de consommation : Indique la date à laquelle le dépôt sera normalement inscrit sur le folio.
- Dans le cas d'une réservation, ce sera la date du check-in
- Dans le cas d'un événement, ce sera la date de sa tenue
- Type de dépôt : Indique si nous devons facturer le dépôt et comment
- Montant : Indique le montant du dépôt
- Informations de facturation : Nous sélectionnerons les données de facturation du dépôt
Étape 3 : Confirmation des données de facturation
À cette étape, nous indiquerons les données qui apparaîtront sur la facture, tant les données de facturation que les données relatives à la réservation, si c’est le cas
Étape 4 : Demander le paiement ou payer maintenant ?
À cette étape, l'utilisateur devra décider s'il souhaite demander le paiement au client par Email ou SMS ou s'il préfère effectuer le paiement immédiatement.
Demande de paiement
Si cette option est sélectionnée, Ulyses Suite demandera à l'utilisateur de saisir les informations suivantes
- Date d'expiration : Indique la date limite pour effectuer le paiement et qui sera affichée dans l'email envoyé à l'utilisateur.
- Pour les paiements de réservations, cette date devrait être celle à partir de laquelle une pénalité s'applique ou la réservation sera annulée
- Pour les paiements d'événements, cette date devrait être la date limite de paiement
- Contacter : Indique une liste de contacts possibles (de la réservation, du groupe, de l'entreprise ou du client) et chargera automatiquement les coordonnées si elles existent déjà
- Email/Téléphone : Indique l'email et/ou le téléphone où les communications seront envoyées
- Raison : Permet d'indiquer une raison spécifique dans la demande de paiement pour la personnaliser
Payer le dépôt maintenant
Dans ce cas, Ulyses Suite affichera toutes les options de paiement existantes, que ce soit les paiements via passerelles de paiement ou plateformes de fidélisation clients ainsi que les paiements manuels