Ulyses Suite permet d'adapter la facturation aux paramètres établis par l'organisme fiscal correspondant à chaque lieu. Ainsi, nous pouvons attribuer différents types de codes de facturation en fonction du processus que nous effectuons.
- Configuration de la propriété > Types de facture
Les types de facture permettent de réaliser les actions suivantes
- Configuration des paramètres de base des factures
- Configuration de la numérotation des factures : démarrage
- Configuration de la numérotation des factures : changement d'année
- Actions autorisées avec les factures
- Champs obligatoires dans les factures
- Validateurs de facture
Configuration des paramètres de base des factures
Les paramètres de base de la facture correspondent aux suivants
- Code : Indique le code du type de facture
- Nom : Nom/description du type de facture
- Facture d'Avoir : Indique le type de facture qui sera utilisé si nous effectuons une annulation de ce type de facture.
- Facture de modification : Indique le type de facture qui sera utilisé si nous effectuons une modification de ce type de facture.
Configuration de la numérotation des factures : démarrage
Chaque type de facture a sa numérotation correspondante, il sera donc nécessaire de configurer le compteur pour que, une fois que nous démarrons avec Ulyses Suite, toutes les factures soient émises avec la numérotation appropriée.
Pour configurer la numérotation d'un nouveau type de facture, nous nous rendons dans la section Compteur, où nous indiquerons
- La date à partir de laquelle nous utiliserons ce compteur
- La série de facture que nous utiliserons dans les factures
- Le numéro de la première facture qui sera émise
Par exemple, ci-dessous, nous pouvons voir comment l'utilisateur indique que la première facture de ce type ait la numérotation 2400001 à partir de 2024.
Il est également possible de programmer des numérotations de factures à l'avance.
Par exemple, supposons que nous voulons que l'année 2025 ait la numérotation 2500001 et que lors du passage à 2026, la numérotation de la facture change à 2600001
Nous vérifions que la 'Facture Ordinaire' a le Counter (compteur) correct, avec les dates et la numérotation correctes pour l'année 2025 ainsi que le type de facture associé aux avoirs.
Configuration de la numérotation des factures : changement d'année
Pour mettre à jour la numérotation des factures avec le changement d'année :
- Aller à property settings > Invoice type
- Accéder à chacune des factures
- Cliquer sur Ajouter Date compteur facture
- Sélectionner la date à partir de laquelle vous souhaitez appliquer le changement, exemple : 01/01/2025
- Ajouter la Série, exemple : 2025
- Dans compteur, écrire le numéro à partir duquel vous souhaitez commencer, exemple : 1
Important : Ne pas modifier le compteur de facture
Actions autorisées avec les factures
Ulyses Suite permet de déterminer quelles actions peuvent être effectuées avec les factures d'un type donné via Actions autorisées
À partir de là, nous pouvons sélectionner si nous autorisons
- Modifier les factures de ce type
- Rouvrir les factures de ce type
- Faire un avoir sur les factures de ce type
- Attribuer manuellement des factures de ce type
- Ajouter des produits avec une ou plusieurs taxes
- Ouvrir un nouveau folio ou supprimer un compte
Champs obligatoires dans les factures
Ulyses Suite permet de sélectionner quels champs doivent être remplis pour pouvoir clôturer un folio et le transformer en facture depuis Champs requis
Une fois que nous avons sélectionné les champs souhaités, chaque fois que nous clôturons un folio, Ulyses Suite vérifiera le type de celui-ci et quels champs sont nécessaires pour pouvoir le clôturer :
Validateurs de factures
Au moyen de validateurs, nous pouvons indiquer qu'un type de facture ne peut pas être clôturé si le montant du folio ne respecte pas une condition. Par exemple, si le montant d'une facture est supérieur à 400 €, nous ne pourrons pas clôturer un folio qui a la condition suivante :
Factures de type écriture récapitulative
L'objectif d'une facture de type écriture récapitulative est la collecte ordonnée de factures simplifiées émises par un point de vente afin de les présenter à l'administration fiscale, c'est pourquoi une série de contrôles sont nécessaires pour empêcher leur émission si les conditions nécessaires ne sont pas remplies.
Pour cela, les validations suivantes ont été ajoutées :
- Il n'est pas permis d'émettre une facture écriture récapitulative si l'une des lignes ne possède pas un numéro de facture simplifiée du point de vente associé (ticket).
- Il n'est pas permis d'émettre une facture écriture récapitulative avec un seul ticket (dans ce cas, elle est considérée comme une facture simplifiée).