Comme vous le savez probablement déjà, le 25 mai 2018 dernier, la réglementation européenne sur la protection des données RGPD est entrée en vigueur. Comme il est évident, cette réglementation a affecté directement non seulement les PMS, mais aussi toute autre plateforme qui stocke des données à caractère personnel.
Les données personnelles des clients stockées dans le système de gestion Ulyses Suite sont hébergées sur des serveurs sécurisés dont l'emplacement dépend de la localisation du client.
Nous allons maintenant expliquer les différentes fonctionnalités que nous avons développées dans Ulyses Suite pour respecter cette réglementation et faciliter votre activité quotidienne. Les étapes à suivre sont les suivantes :
- Processus d'anonymisation
- Activer/désactiver les permissions d'anonymisation
- Configurer l'anonymisation automatique et la confidentialité
Processus d'anonymisation
Avant d'activer ou de désactiver l'anonymisation des clients, il est important de comprendre en quoi consiste ce processus. Le processus d'anonymisation consiste à supprimer tous les champs de la fiche client considérés comme des informations personnelles. Afin de pouvoir obtenir des rapports ultérieurement, la fiche client ne sera pas supprimée, mais les champs identifiables seront remplacés par "anonymized".
Anonymisation manuelle ou via l'opération "Anonymize"
Pour anonymiser un client manuellement, il suffit d'aller sur sa fiche et de cliquer sur l'option Anonymiser dans le menu des options. N'oubliez pas que pour voir cette option, il est nécessaire d'avoir la permission activée.
Anonymisation automatique
Pour cela, il faut d'abord configurer le processus d'anonymisation automatique dans l'établissement. Sachez que le processus d'anonymisation automatique ne s'appliquera pas dans les cas suivants :
- Si un client a des réservations futures
- Si un client a des folios ouverts dans le système
- Si la différence entre la date de départ de la dernière réservation et la date actuelle est inférieure au nombre maximum de jours configuré
Pour activer l'anonymisation automatique, rendez-vous dans les préférences générales de la chaîne et indiquez le nombre de jours pendant lesquels vous souhaitez conserver les données personnelles.
Activer les permissions d'anonymisation
Pour activer ou désactiver la permission d'anonymisation dans le logiciel de gestion Ulyses Suite, qui permettra d'effectuer l'opération d'anonymisation depuis la fiche client, il suffit d'aller dans les permissions du rôle correspondant et d'activer ou désactiver l'option, comme d'habitude.
Configurer la confidentialité des clients
Ulyses Suite nous permet de sélectionner si nous souhaitons définir par défaut le niveau de confidentialité du client. Le niveau de confidentialité inclut à la fois l'opt-in marketing et le transfert de données. Alors que le premier indique si un client a donné son consentement explicite pour recevoir des communications commerciales à l'avenir, le second indique si le client a donné son consentement explicite pour partager ses données avec des tiers.
Pour cela, il suffit de se rendre sur la fiche client et de cocher les options correspondantes dans la section Privacy.