Verifactu (SepteoBill)

Nouvelle intégration dans Ulyses Suite pour effectuer l'envoi automatique des factures émises à l'Agence Tributaria espagnole.

Qu'est-ce que Verifactu ?

Verifactu est le nouveau système défini par l'Agence Tributaria espagnole (AEAT) pour garantir que les factures émises par les entreprises et les travailleurs indépendants soient entièrement traçables, authentiques et non manipulables.
Son objectif principal est d'assurer que les programmes de facturation génèrent des enregistrements de factures qui ne peuvent être modifiés sans laisser de trace et qui peuvent être vérifiés par l'AEAT.

Ce système fait partie de la réglementation antifraude incluse dans la Loi 11/2021 et dans le Décret Royal 1007/2023, qui établit des exigences obligatoires pour les programmes de facturation utilisés en Espagne.

Il existe quelques exceptions, car il ne s'applique pas à ceux qui sont dans le régime spécial du Pays Basque ou de Navarre (TicketBAI) ou à ceux qui utilisent déjà la Fourniture Immédiate d'Information (SII). 
 

Période d'adaptation vs production

Pendant la période d'adaptation (jusqu'au 31/12/26) et tant que la case "Production" ne soit pas activée et que la date d'application soit postérieure à la date actuelle, l'envoi des factures se fera dans l'environnement "test" de l'AEAT, de sorte que les éventuelles erreurs ne seront pas sanctionnées. Par conséquent, aucune validation supplémentaire ne sera effectuée en dehors de celles mentionnées dans la section "forcer la réglementation", ce qui permettra de lister les erreurs possibles signalées après les envois et ainsi appliquer les mesures appropriées.

Cependant, une fois la période d'adaptation terminée (le 31/12/26), la case "Production" doit être activée ou programmée, à condition qu'une date égale ou antérieure au 01/01/27 soit indiquée dans le champ "date d'application" de la section "détail" de l'intégration.

Une fois en production, Ulyses Suite validera AVANT d'émettre les factures devant être envoyées à Verifactu qu'elles ne génèrent aucune erreur. Si une facture devait générer une erreur dans Verifactu, elle ne sera pas autorisée et un message d'erreur apparaîtra pour que celle-ci soit corrigée avant l'émission de la facture.

** Nous recommandons que si l'intégration est ajoutée pendant la période d'adaptation, le paramètre "production" NE soit PAS activé immédiatement, laissant un délai raisonnable pour analyser les envois effectués et ainsi pouvoir effectuer les adaptations nécessaires en cas d'erreur signalée. **

NOTE : Dans le cas où une facture est envoyée à l'environnement de production, il ne sera plus possible de revenir à l'envoi en "test".

Configuration de l'intégration

Pour commencer à utiliser Verifactu dans Ulyses Suite, une configuration simple est requise, que nous détaillons ci-dessous étape par étape :

• Ajouter l'intégration depuis le Marketplace d'Ulyses :

  La première étape consiste à ajouter l'intégration "SepteoBill" disponible dans le marketplace d'Ulyses Suite.

  

• Configurer la section "Responsable"

  Une fois l'intégration ajoutée, il faut renseigner la section "Responsable", où seront indiquées les données de la personne responsable de télécharger le certificat digital et qui recevra un email informatif chaque fois que le certificat digital sera sur le point d'expirer.
  
  

  
  Après avoir renseigné ces champs, cliquez sur "enregistrer les modifications" et le profil sera automatiquement créé dans SepteoBill et les champs "code" et "property hash" de la section Détail seront également automatiquement attribués et remplis.

  

• Charger le certificat digital

  L'étape suivante consiste à charger le certificat digital. Pour cela, dans le menu déroulant "options", il faut sélectionner "Changer le certificat" :
  
  
  
  En cliquant sur l'option "Changer le certificat", une nouvelle fenêtre s'ouvrira où il faudra charger le certificat digital et renseigner son mot de passe :
  
  
  
  Une fois le certificat digital chargé, les informations correspondantes apparaîtront dans la section "Certificat" :
  
  

• Autres configurations :

  • Case "Production" : Cette option active l'envoi des factures à l'environnement de production de "Verifactu", elle doit donc être activée avant le 01/01/27. Cela implique que si elle n'est pas activée, la réglementation en vigueur du nouveau système de facturation ne sera pas respectée après la fin de la période d'adaptation le 31.12.2026, il est donc essentiel de s'assurer qu'elle soit correctement activée.
    
    Il est également possible de sélectionner une date de début future, au cas où vous souhaiteriez programmer l'utilisation de Veri*Factu, dans la section “Date d'application”, en sélectionnant la date souhaitée dans le calendrier du champ "Date d'application". 
  • Case "IGIC" : Ce paramètre doit être activé pour les propriétés situées aux Îles Canaries et qui appliquent donc la taxe IGIC.
  • Case "Forcer la réglementation" : Cette option sera configurable dans une première phase mais sera activée par défaut après la fin de la période d'adaptation. Une vérification sera effectuée pour s'assurer que les champs obligatoires pour l'envoi à Veri*factu soient renseignés, sauf pour les types de factures simplifiées, où aucune validation ne sera faite.
    
    Si l'une des données suivantes manque, un message visible indiquera quel champ est à renseigner :
    - Nom
    - Type de document
    - Numéro de document 
    - Pays
  • Case "Utiliser le modèle de facture de l'intégration" : Il est important d'activer cette case, car les factures émises doivent inclure un code QR à un emplacement spécifique, un modèle de facture conforme à la réglementation obligatoire a été configuré et sera utilisé par défaut lors de l'activation de cette case. 
    
    Dans le cas d'établissements ayant des modèles de facture personnalisés, ils devront également activer et utiliser le modèle de facture de l'intégration jusqu'à ce que les adaptations nécessaires soient effectuées dans le modèle personnalisé.
     

• Onglet "Type de facture"

  Il est très important de réaliser un mappage correct des types de facture afin d'éviter des erreurs lors de l'envoi des factures à l'AEAT. Dans l'onglet "Type de facture" de l'intégration, vous pourrez mapper les types de facture créés dans la propriété avec les types de facture valides pour l'Agence Tributaria espagnole.

  
  
  Les types de facture configurés comme "Document non fiscal" ne doivent pas être mappés, car ils ne doivent pas être envoyés à Veri*factu.

  De plus, dans le cas où les types de facture configurés dans la propriété n'ont pas de description prédéfinie ou automatique, il faudra remplir le champ "Description" pour chacun des types de facture mappés, car ce champ doit être renseigné pour l'envoi à Verifactu.

Visualisation de l'état des factures envoyées

Dans l'onglet de la file d'attente de l'intégration, tous les envois effectués à Verifactu et leur état seront listés :

L'état d'envoi pourra également être visualisé depuis la liste des factures ainsi que depuis les factures elles-mêmes :

En cliquant sur l'enregistrement UUID, il sera possible de visualiser à la fois les informations envoyées et la réponse du service, ce qui est particulièrement utile en cas d'enregistrements en erreur :

Adaptations dans le modèle de facture

Comme indiqué dans la section de configuration, en activant le paramètre "Utiliser le modèle de facture de l'intégration", la représentation imprimée de la facture comportera les adaptations nécessaires pour se conformer à la réglementation Verifactu, c'est-à-dire qu'elle contiendra le code QR entre le texte "QR tributario :" et "Veri*factu" :