Una reserva en Ulyses Cloud puede estar constituida por una única habitación o por varias. En el caso de reservas de múltiples habitaciones Ulyses se referirá a cada habitación como 'Estancia' de manera de poder realizar acciones hacia la reserva en su conjunto o bien hacia estancias específicas. Por ejemplo, una reserva de 2 estancias (o habitaciones) diferentes se vería como a continuación:
La parte superior de una reserva muestra un resumen de todas las estancias que componen la reserva incluyendo
- Fechas llegada/salida: Indica la fecha de llegada y salida de las estancias. Si las fechas difieren entre las diferentes estancias entonces se mostrará
- Número de estancias: Indica el número de estancias que compone la reserva
- Ocupación: Indica la suma de los huéspedes de toda la reserva. Así pues, si en una reserva de tres estancias existieran dos huéspedes en cada una, mostraría un total de 6 huéspedes.
- Titular de la reserva: Es común para todas las estancias e indica el titular o persona de contacto principal de la reserva
- Total / Pagada / Balance: Indica el importe 'total' bruto de toda la reserva, lo que ya ha sido 'pagado' y el 'balance' resultante de esta diferencia. Nota: La Tasa turística nunca estará considerada en estos cálculos.
- Existe un botón Opciones que da acceso a operativas de toda la reserva, actuando de forma global sobre todas las estancias.
Desde la parte lateral izquierda de la pantalla se muestran resúmenes de cada una de las estancias de la reserva. Al seleccionar una de ellas, la pestaña de 'Detalle' se actualiza mostrando todos los datos de esa estancia.
El detalle de cada estancia está formado por información distribuida en diferentes pestañas:
- Detalle: está formada por diferentes secciones que suministran información básica de la reserva (titular de reserva, fechas, alojamiento, empresas que intervienen en la reserva, precios, segmentación y/o comentarios).
- Huéspedes: contiene información personal de los huéspedes que van a alojarse en esa estancia y que es necesario cumplimentar para completar el proceso de check-in. Una vez los huéspedes de una estancia han hecho check-in pasan a crearse como Clientes en Ulyses Cloud.
- Servicios: contiene servicios adicionales contratados en la reserva.
- Preferencias: muestra todos las preferencias de la estancia. Las preferencias de la reserva se corresponden con la suma de las preferencias de los clientes que la componen más aquellas preferencias que el usuario haya decidido añadir. Posteriormente, las preferencias se mostrarán en el proceso de checkin/out dependiendo de su configuración en la cadena.
- Pago: permite introducir pagos anticipados de la habitación. Será posible indicar si un depósito va referido únicamente a la estancia en la que nos encontramos o bien a toda la reserva.
- Facturación: muestra todas las facturas y folios que se han emitido en referencia a la estancia sobre la que nos encontramos.
- Enrutamientos: nos permite crear automatismos de facturación que enrutan cargos a cada folios en función de la forma de cobro seleccionada.
- Documento: nos permite subir documentos relacionados con la reserva.
- Actividades: nos permite generar actividades de seguimiento comercial relacionadas con la reserva en la que nos encontramos.
- Seguimiento: podemos configurar recordatorios o notas de forma que salga un pop-up en el momento del check-in o check-out.
- Despertador: nos permite programar las horas de despertador de diferentes reservas y recopilarlas en un listado.
- Notas: pueden añadirse notas en reservas e ir archivándolas internamente.