Cómo probablemente ya sabrás el pasado 25 de Mayo de 2018 entró en vigencia la normativa de protección de datos a nivel europeo GDPR. Cómo es evidente esta normativa ha afectado de forma directa no sólo a los PMS para hoteles sino a cualquier otra plataforma que almacene datos de carácter personal.
Los datos personales de los huéspedes almacenados en el sistema gestion hotelera Ulyses Cloud se alojan en servidores seguros cuya ubicación depende de la ubicación del cliente.
A continuación explicaremos las diferentes funcionalidades que hemos desarrollado en Ulyses Cloud para cumplir con la normativa y para facilitaros vuestra operativa diaria. Los pasos que deberíamos completar son los siguientes:
- Proceso de anonimización
- Activar/desactivar permisos anonimización
- Configurar anonimización automática y privacidad
Proceso de anonimización
Antes de activar o desactivar la anonimización de clientes es importante entender en qué consiste este proceso. El proceso de anonimización consiste en eliminar todos los campos de la ficha de un cliente que son considerados como Información Personal. Con el objetivo de poder obtener reportes posteriormente la ficha de cliente no será eliminada sino que los campos considerados como identificables se substituirán por "anonymized".
Anonimización manual ó a través de la operativa "Anonymize"
Para anonimizar un cliente de forma manual simplemente nos dirigiremos a su ficha y haremos clic en la opción Anonimizar desde el menú de opciones. Recuerda que para visualizar esta opción es necesario tener el permiso activado
Anonimización automática
Para ello antes tendremos que configurar el proceso de anonimización automática en el hotel. Ten en cuenta que el proceso de anonimización automática no tendrá lugar en los siguientes casos:
- Si un cliente tiene reservas a futuro
- Si un cliente tiene folios abiertos en el sistema
- Si la diferencia entre la fecha de checkout de la última reserva y la fecha actual es inferior al máximo de días que hayamos configurado
Para activar la anonimización automática nos dirigiremos a las preferencias generales de la cadena e indicaremos los días que queremos retener los datos personales.
Activar permisos de anonimización
Para activar o desactivar el permiso de anonimización en el software gestión hotelera Ulyses Cloud que permitirá realizar la operativa de anomización desde la ficha de cliente tan sólo tendremos que dirigirnos a los permisos de un rol correspondiente y activar o desactivar la opción, como de costumbre.
Configurar privacidad de clientes
Ulyses Cloud nos permite seleccionar si deseamos marcar por defecto el nivel de privacidad del cliente. El nivel de privacidad incluye tanto Marketing opt-in como Data transfer. Mientras que el primero indica si un huésped nos ha dado consentimiento explícito para poder enviarle comunicaciones comerciales en el futuro, el segundo indica si el cliente ha dado consentimiento explícito para compartir sus datos con terceros.
Para ello simplemente nos dirigiremos a la ficha de cliente y marcaremos las opciones correspondientes en la sección Privacy.