Existen varias situaciones en las que se crea una nueva cuenta en Ulyses Cloud, de forma automática cuando se realiza el checkin de una reserva y cuando decidimos crearla de forma manual a un "pasante" que desea consumir determinados servicios pero sin necesidad de alojarse (como por ejemplo parking)
En el primer caso hablaríamos de cuentas de habitación y pueden tener N folios dependiendo del número de intermediarios que actúen en la reserva y del número de huéspedes alojados. En el segundo caso la cuenta tendrá como norma general un solo folio y estará asociado a la empresa o el cliente que se asigne. Luego, una cuenta no es más que un contenedor de folios y estos a su vez, son contenedores de cargos. Los cargos, por último, son productos que suman o restan al balance de los folios.
Existen varias operaciones qué podemos realizar con cuentas y con folios y en este artículo nos vamos a centrar en las más representativas.
- Información básica de una cuenta
- Añadir nuevo folio a una cuenta (Add folio)
- Importar folios de otra habitación
- Modificar cabecera de folio
- Cierre de folios
- Gestión de salidas anticipadas (Settlement)
- Revertir salida anticipada (Revert settlement)
- Gestión de pagos por adelantado
- Checkout de habitación
Información básica de una cuenta
La información básica de la cuenta se encuentra en la parte superior y aside lateral en la izquierda. Mientras que en la parte superior vemos datos de la reserva asociada a la cuenta (# habitación, llegada, salida, huéspedes y un resumen económico de todos los folios)
Desde el aside lateral podremos ver los folios abiertos y las facturas asociadas a la cuenta.
Añadir nuevo folio en una cuenta
Para añadir un nuevo folio en la cuenta simplemente haremos clic en el botón Add folio en la parte inferior izquierda y seleccionaremos el huesped o la empresa a la que asignaremos su cabecera.
Importar folios de otra habitación
Podemos importar los cargos incluidos en los folios de otra habitación fácilmente a través de
- Detalle de folio > Más > Importar estancia
- Posteriormente marcamos si deseamos hacer checkout de las habitaciones seleccionadas
Tras finalizar el proceso veremos como los cargos de la habitación seleccionada se han metido en el folio desde el que hemos realizado la acción
Modificar datos fiscales folio
Para modificar la cabecera de un folio simplemente tenemos que dirigirnos a un folio y hacer clic en Edit.
Nota
Modificar los datos en el folio no implica modificarlos en la ficha de cliente / empresa
Cerrar folios
Para cerrar un nuevo folio simplemente seleccionaremos nos dirigiremos al folio que queramos cerrar y haremos clic en el botón Close situado dentro del menú More
A partir de ahí tendremos que introducir tantas formas de cobro con sus cantidades respectivas hasta alcanzar el valor pendiente del folio
Gestión de salidas anticipadas
Siempre que nuestros clientes deseen realizar salidas anticipadas tendremos que dirigirnos a la cuenta de la reserva y hacer clic en la opción Settlement situado bajo Options.
A partir de ahí dependiendo de la forma de pago que esté configurada en la reserva se mostrarán los cargos a futuro de los folios de empresas y clientes que intervienen en la reserva. Posteriormente, seleccionaremos los cargos que deseamos cobrar para el período seleccionado.
Luego, si por ejemplo tenemos una reserva de 4 noches marcada con Forma de Pago "Pay Agency Guest" y el cliente desea pagar en el momento de checkin los gastos de toda la reserva y tenemos una configuración como la siguiente:
- Bill to: 2 primeras noches empresa ABC y las dos últimas la empresa CDE
Ulyses PMS generará de forma automática un folio para ABC, otro para CDE y otro para el huésped principal. En esta situación tan sólo tendremos que marcar qué cargos se desean pagar por adelantado para toda la reserva.
En el próximo ejemplo queremos hacer una salida anticipada de una habitación que debería salir el 06/08/2018 (un hotel con fecha 04/08/2018)
Posteriormente seleccionaremos el período que queremos cargar, tal y como podemos observar tenemos las siguientes opciones:
- Primera noche (First night): Añade los cargos correspondientes con la primera noche
- Toda la estancia (All stay): Añade los cargos correspondientes a toda la estancia
- Specific dates (Rango específico de fechas): Añade los cargos correspondientes al período de fechas seleccionado
Una vez hayamos seleccionado la opción que deseemos los cargos se añadirán en el folio principal. Ahora, para poder realizar el checkout simplemente tendremos que hacer clic en checkout para desencadenar el proceso correspondiente.
Nota
Para localizar el folio de forma rápida recomendamos ir al Dashboard principal, seleccionar los clientes In-house y hacer clic en el folio correspondiente.
Revertir gastos anticipados (Revert settlement)
Imaginemos que por error hemos completado un proceso de cargos a futuro (Settlement) que es incorrecto, bien porqué no se han seleccionado las fechas de cargo correctas o no hemos seleccionado todos los cargos que deseamos cobrar por adelantado. En esa situación tendremos que utilizar la operación Revert Settlement
A partir de ahí seleccionaremos los cargos que queremos eliminar de los folios para que vuelvan a estar a "futuro"
Gestión de pagos por adelantado
De la misma forma que existen clientes que querrán realizar salidas anticipadas nos encontraremos con situaciones en las que el cliente desea pagar totalmente o parcialmente la estancia por adelantado. En esos casos utilizaremos los depósitos.
Justo cuando hayamos hecho el checkin de la reserva accederemos a la cuenta de la habitación y añadiremos un Depósito a través de Add deposit bajo la opción More como a continuación. Si el depósito no está creado lo tendremos que crear previamente.
Nota
Siempre que en la reserva exista algún intermediario que disponga de Depósitos sin consumir el folio nos invitará a que lo consumamos a través del botón Add deposit como a continuación
Checkout de habitación
El checkout de una habitación es un proceso que simplemente consiste en confirmar que no existen cargos pendientes en la habitación (no hay nada por pagar) y en liberar la habitación para que el equipo de housekeeping pueda hacerse cargo de ella.
Siguiendo con el ejemplo anterior, la habitación 304 tiene un balance de 486€.
Para poder hacer checkout Ulyses PMS nos pedirá que cerremos los folios primero y luego completemos el proceso.
Una vez hemos cerrado los folios con Balance>0 podremos hacer el checkout de la reserva
Tras realizar el checkout se liberará la habitación y ya se podrá asignar a nuevas reservas si se desea.