Gestion des clients particuliers

Dans Ulyses Suite, sont considérées comme clients particuliers toutes les personnes ayant séjourné dans l’une des propriétés de la chaîne.
Un client particulier est créé uniquement après le check-in d’une réservation, et non lors de la création de celle-ci.

La fiche client centralise l’ensemble des informations personnelles, administratives et historiques liées au client.

Informations disponibles dans la fiche client

Depuis le détail de la fiche d’un client particulier, il est possible de gérer les informations suivantes :

• Document d'identité
• Informations de contact 
• Adresses de contact 
• Gestion des préférences
• Programmes de fidélisation 
• Confidentialité et consentement 
• Commentaires 
• Cartes de garantie
• Champs personnalisés 

En complément, la fiche client donne accès à :

• l’historique des réservations

• l’historique des factures

• les dépôts associés

• le compte débiteur, le cas échéant

Actions disponibles depuis la fiche client

Depuis le menu Options, il est possible de :

• Fusionner client 
• Anonymiser les informations personnelles
• Contrôle des modifications sur la fiche
• Supprimer client 
• Demander une carte de crédit au client

Document d’identité

Dans certains pays, la collecte des données du document d’identité est obligatoire pour des raisons légales et de sécurité.
Ces informations peuvent également être transmises aux autorités compétentes lorsque la réglementation l’exige.

Informations de contact

Cette section permet d’enregistrer :

• les adresses email

• les numéros de téléphone

Adresses de contact

Les adresses de contact indiquent la localisation du client.

Programmes de fidélisation

Depuis la section Loyalty, il est possible de :

• sélectionner un programme de fidélisation

• renseigner le numéro d’adhésion du client

Un client peut être rattaché à n’importe quel programme de fidélisation créé dans la chaîne.
Cependant, toutes les propriétés n’ont pas nécessairement accès à l’ensemble des programmes.

Gestion des préférences

Les préférences du client peuvent être définies :

• au niveau de la propriété

• au niveau de la chaîne

Cette distinction permet d’appliquer certaines préférences uniquement à des établissements spécifiques.
Lors du check-in, les préférences pertinentes sont automatiquement rappelées.

Confidentialité et consentement

Cette section permet de gérer les consentements du client :

• Marketing autorisé
  Indique si le client accepte de recevoir des communications

• Transfert de données
  Indique si le client autorise le partage de ses données avec des tiers

Commentaires

Les commentaires peuvent être saisis :

• au niveau de la chaîne

• au niveau de la propriété

Ils sont ensuite visibles depuis les réservations associées au client.

Cartes de garantie

Cette section permet de consulter les cartes de garantie, généralement des cartes de crédit, associées au client ainsi que leur statut.

Champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent d’enregistrer des informations spécifiques selon les besoins de la chaîne ou de la propriété.

Fusionner des clients

Bon à savoir

Cette opération est irréversible.

La fusion permet de regrouper plusieurs fiches clients similaires en une seule fiche de référence.
Dans la version actuelle, seules les informations suivantes sont consolidées :

• emails

• numéros de téléphone

• adresses

Pour fusionner des clients :

• ouvrez la fiche du client de référence

• cliquez sur Fusionner client depuis le menu Options

• sélectionnez les clients à fusionner

La sélection peut être :

• suggérée par Ulyses Suite

• manuelle, via une recherche ciblée

Anonymiser les informations personnelles

L’anonymisation permet de respecter les obligations réglementaires en matière de protection des données.
Pour plus de détails, consultez l’article dédié à ce processus

Audit des modifications

Le flux d’activité (Activity Stream) permet de consulter toutes les modifications effectuées sur la fiche client.

Chemin d’accès :

Options > Afficher le flux d'activité

Supprimer un client

La suppression d’un client est possible uniquement si :

• aucune réservation n’est associée

• aucune facture n’existe

• aucun dépôt n’est lié

• le client n’est rattaché à aucune entreprise

Dans le cas contraire, il est possible de :

• désactiver le client

• ou le remplacer par un autre client existant

Demander une carte de crédit au client

Pour demander une carte de crédit :

Section Garanties > Demander une garantie

Le processus est identique à celui décrit dans l’article dédié aux garanties.

Bon à savoir 💡

• Un client particulier est créé uniquement après le check-in

• La fiche client centralise toutes les données personnelles et historiques

• Les préférences peuvent être définies au niveau chaîne ou propriété

• Certaines actions, comme la fusion, sont irréversibles

Cas d’usage 🧭

Clients récurrents
Suivi de l’historique des séjours et des préférences.

Conformité réglementaire
Gestion des documents d’identité et des consentements.

Qualité du cardex
Fusion des doublons pour maintenir une base clients propre.

Astuce ✨

Avant de fusionner des clients, vérifiez soigneusement les correspondances proposées afin d’éviter toute perte d’informations pertinentes.