Operaciones con cargos

Como hemos visto anteriormente en el artículo Gestión de cuentas y folios las cuentas están formadas por 1 o más folios mientras que éstos últimos son contenedores de cargos. En este artículo explicaremos las operaciones más habituales que pueden realizarse con los cargos en un folio.

• Añadir y abonar cargos (Add and void postings)
• Añadir items (Select items)
• Añadir pagos (Add payment)
• División de cargos (Split)
• Exportar cargos (Export posting)
• Importación de cargos de otras habitaciones (Import posting)
• Editar cargo (Edit)
• Editar nombre del cargo (Edit name)
• Editar comentarios (Edit remarks)
• Agrupar y desagrupar cargos (Group/Ungroup) .
• Importación de cuentas (Import account)
• Añadir comisión y/o descuentos a uno o más cargos
• Detalle del cargo (Show information)
• Auditoría de un cargo (Activity stream)

Además, existen algunas opciones de visualización de los folios

• Modo de visualización (1 ó 2 folios)
• Mostrar/ocultar cargos abonados (Show rebates)
• Mostrar/ocultar cargos anidados (Show details)

 

Añadir nuevos cargos y abonar cargos existentes

Añadir cargos en folios (Add posting)

Para crear cargos tan sólo tenemos que hacer clic en Add posting, seleccionar el producto que deseamos cargar del seleccionable y, si lo deseamos, modificar el nombre del cargo que aparecerá en factura. Tal y como podemos observar el precio lo coge de forma automática tal y como lo explicamos en el artículo Configuración de servicios

 

Una vez añadido vemos como se ha sumado al balance global

Abonar cargos individualmente (Rebate/void posting)

Podemos abonar cargos de forma individual por medio de la opción Rebate product (void product) menú situado en Actions.

Cuando abonamos un cargo tendremos que indicar el motivo de anulación que pudimos configurar a través del artículo Motivos de cancelación de cargos en la configuración básica

Tras abonar un cargo nos lo elimina del folio. Sin embargo internamente lo que hace es añadir un cargo con importe negativo. Para poder ver todos los cargos que se han abonado en un folio podremos hacerlo a través de la opción Show rebate en More.

Los cargos abonados se representan mediante el icono   mientras que los creados para abonar con el icono como podemos ver a continuación

Abonar múltiples cargos

Para abonar múltiples cargos de forma concurrente tendremos que seleccionar los cargos que deseemos abonar y posteriormente hacer clic en "Rebate" desde Actions, tal y como a continuación

A partir de ahí seleccionaremos la razón por la que se han abonado y confirmaremos la operación

 

Añadir items (Select items)

Para añadir un item tan sólo tendremos que añadir un producto con items añadidos. Aunque el más común es Minibar se podría tratar de cualquier otro. Así pues, si encontrándonos en una cuenta añadimos un cargo que contiene items Ulyses Cloud nos invitará a que seleccionemos los items consumidos, tal y como a continuación

Posteriormente seleccionaremos los diferentes productos y su cantidad

Finalmente, con el producto ya añadido, podremos ver el detalle a través del icono 

 

Añadir pagos (Add payment)

Para añadir pagos tendremos que hacer clic en Add Payment y seleccionar el método de pago e que queremos utilizar y el importe, tal y como a continuación.

 

Una vez añadido el pago se creará una linea adicional en el folio con la cantidad correspondiente y lo restará del balance pendiente. En caso de que un cliente haga el checkin y desee realizar un pago por adelantado esta será la opción preferida.

Dividir cargos (Split postings)

Existen situaciones en las que querremos dividir cargos en un número de partes determinadas para poder repartir los cargos entre varios folios. Para ello utilizaremos la opción Split accesible desde cada cargo.

Cuando seleccionemos esta opción podremos elegir si queremos realizar la división:

• Por partes: Divide el cargo entre el número de partes que indiquemos
• Por cantidad: Divide el cargo en cantidades que vayamos introduciendo
• Por porcentaje: Divide el cargo en cantidades en % que intruduzcamos

En nuestro caso dividiremos un cargo de 100€ en 4 partes de 25€. El resultado de los cargos que aparecen como resultado de la operación de división aparece con el icono .

Exportación de cargos a otros folios 

Es muy habitual que queramos traspasar todos o solo algunos cargos de un folio a otro. El caso más típico es el de una familia que ocupa 2 habitaciones, una los padres y otra los hijos. Si los padres van a pagar el alojamiento de los hijos o sólamente determinados cargos tendremos las siguientes opciones:

Opción 1: Crear un router automático en el check in

En el fondo un routing en la reserva no es más que una orden de traspasos automático de cargos de un folio a otro. El único problema es que hasta que no se haya producido el checkin de las dos habitaciones no podremos acabar de definir el automatismo

Opción 2: Seleccionar los cargos y exportarlos

Mediante esta opción tan sólo seleccionaremos los cargos que queremos mover y posteriormente seleccionaremos el folio donde los queremos traspasar mediante la opción Export posting.

Tras seleccionar la acción, Ulyses Cloud nos preguntará donde queremos exportar los cargos

• A un folio de la misma cuenta
• A un folio de otra cuenta
• A un nuevo folio en la misma cuenta
• A un nuevo folio en otra cuenta
• A una nuevo folio en una nueva cuenta

A un folio de la misma cuenta

En esta situación tan sólo tendremos que seleccionar el folio donde queremos enviar los cargos

A un folio de otra cuenta

En esta situación seleccionaremos la cuenta y el folio donde queremos enviar los cargos seleccionados. Podemos observar que la cuenta está representada por el núm habitación mientras que el folio está representado por el nombre de la persona/empresa a la que se factura.

 

A un nuevo folio en la misma cuenta

En esta situación nos pedirá que rellenemos los detalles del nuevo folio

A un nuevo folio en otra cuenta

En esta situación tendremos que seleccionar la cuenta y rellenar los datos del nuevo folio

A un nuevo folio en nueva cuenta

En esta situación tendremos que asignar un código y un nombre a la nueva cuenta y posteriormente rellenar los datos correspondientes con el nuevo folio

 

 

 

Posteriormente seleccionaremos el folio donde queremos exportar los cargos seleccionados anteriormente.

Importación de cargos de otras habitaciones (Import posting)

Si por el contrario lo que deseamos es importar cargos puntuales de otras habitaciones sobre la cuenta que estamos visualizando utilizaremos la opción Import posting. Tras seleccionar esta opción Ulyses Cloud nos preguntará la habitación de la que deseamos importar así como que seleccionemos los cargos correspondientes.

Para seleccionar la cuenta podremos buscar por el número de habitación , tal y como podemos ver a continuación.

 

Importar cuentas (Import account)

Si en lugar de traernos cargos puntuales de otras habitaciones lo que queremos hacer es importar todos los cargos asociados con una cuenta entonces utilizaremos la opción "Import Account"

A través de esta opción no sólo importaremos todos los cargos de otras habitaciones sino que además podremos seleccionar si deseamos hacer checkout de las mismas. Es una operativa bastante habitual cuando por ejemplo, en una reserva familiar, los padres pagan la habitación de los hijos.

Editar cargos (Edit)

Esta opción nos permitirá editar los datos de un cargo. Esta operativa es útil cada vez que exista un error en la introducción de un cargo.

 

Editar nombre de un cargo (Edit name)

Esta opción nos permitirá editar únicamente el nombre del concepto que queremos añadir en el folio. Esta operativa puede ser útil cada vez que un cliente nos solicita "enmascarar" el nombre real del producto que se ha añadido ;)

En el siguiente ejemplo vemos como el último cargo "Televisión" lo modificaremos por "TV"

Tras hacer clic Edit name, modificaremos el nombre

Finalmente

Editar comentarios de un cargo (Edit remarks)

Esta opción nos permite editar únicamente el comentario asociado al cargo. Esta operativa suele ser útil en aquellos casos en los que se quiere asociar un comentario a un cargo. 

Para ello, haremos clic en Add remarks sobre las opciones adicionales de un cargo.

Tras confirmar el cambio, podremos acceder al detalle a través del aside lateral en Show details

Agrupar y desagrupar cargos

Ulyses Cloud permite agrupar cargos desde un folio a través de la opción Agrupar, tras seleccionar los cargos que deseamos agrupar respectivamente. Sabemos que existen cargos asociados al mostrarnos el indicador con el número junto al producto, como a continuación

Tras seleccionar los cargos que deseamos agrupar, podemos realizar las siguientes acciones

• Crear un nuevo grupo

Mediante esta opción se agrupan los cargos de forma predeterminada bajo la fecha más baja de los cargos seleccionados y con el nombre del grupo correspondiente al cargo de alojamiento. No obstante, podremos modificar estos datos. 

Si seleccionamos cargos con las mismas cantidades el grupo mostrará la cantidad común y el Total se corresponderá con la suma de los diferentes cargos agrupados.

• Añadir cargos a un grupo existente

Mediante esta opción podremos añadir cargos en un grupo ya existente.

• Agrupar en alojamiento y fecha

Mediante esta opción Ulyses Cloud agrupa de forma automática todos los cargos seleccionados en base al alojamiento y la fecha de factura.

Si por el contrario seleccionamos un grupo existente y seleccionamos Acciones >Desagrupar, Ulyses Cloud eliminará el grupo y dejará todos los cargos originalmente.

 

Añadir comisión o descuentos a una selección de cargos (Add commission)

Existen ocasiones en las que posiblemente deseemos aplicar un descuento o una comisión a un o varios cargos en un folio determinado.

En ese caso, tan sólo tendremos que seleccionar los cargos sobre los que deseemos aplicar el cambio y, desde Actions selecccionar la operación correspondiente.

Posteriormente indicaremos el valor fijo o porcentual

Finalmente, si deseamos ver el detalle de cada línea haremos clic en "Show detail" para obtener más información.

 

Detalle del cargo (Show information)

El detalle del cargo sirve fundamentalmente para poder realizar un seguimiento del mismo. Show information no sólo nos informa de quién y cuándo ha generado el cargo en el folio sino qué nos proporciona información de trazabilidad (operaciones se han realizado con el mismo, en qué ha resultado e incluso, en el caso de cargos de POS, informa sobre el listado de items que contiene)

En el primer ejemplo podemos ver como 

 

Auditoría de un cargo (Activity stream)

Existen ocasiones en las que desconocemos el origen de un cargo, no sólo quién lo ha generado sino cómo lo ha hecho. Con el objetivo de entender de auditar cada uno de los cargos Ulyses PMS proporciona la operación Activity stream.

Si hacemos clic en esta opción podremos ver toda la actividad por la que ha pasado, desde su creación. La información que se muestra en la auditoría de un cargo es temporal. Así pues, la actividad más actual está en la parte superior mientras que lo más antigua se encuentra en la parte inferior.

En la siguiente captura vemos que el usuario ID creó un cargo de 10€ de Telephone que posteriormente el usuario RV dividió en 2 partes de 5€ y finalmente el mismo usuario movió uno de las partes del folio 148 a 149.

Las opciones View detail y View source permiten mostrar (o no) los detalles de cada una de las operaciones así como mostrar (o no) la fuente de donde puede proceder el cargo.

 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Visualización de 1 ó 2 folios

Dependiendo de la pantalla que estemos utilizando nos resultará más cómodo visualizar 1 o 2 folios de forma simultánea. Podremos utilizar el modo de visualización mediante el botón situado en la parte superior

Si hacemos clic en el cuadrado de la izquierda visualizaremos 1 único folio en la pantalla mientras que si seleccionamos el botón de la derecha visualizaremos 2 folios. Ten en cuenta que en resoluciones pequeñas sólo visualizamos 1 para la comodidad del usuario.

Mostrar/ocultar cargos abonados (Show rebates)

Esta opción nos permite visualizar todos los cargos que han sido abonados en los folios que se estén visualizando.

En el próximo ejemplo podemos observar como en el folio 2 existen tres productos que se han abonado. Mediante Show rebates podremos mostrar u ocultar esos movimientos.

Mostrar/ocultar cargos anidados (Show details)

Como probablemente conozcáis, Ulyses Cloud es un PMS para hotel en el que la configuración de sus productos principales (alojamiento y servicios) están formados por otros productos, normalmente impuestos. Es posible que tenga asociados descuentos o comisiones adicionalmente.

Para facilitar la visualización de todos esos subproductos, el botón Show details nos permite desglosar la visualización de cada uno de los productos en los folios. Tal y como a continuación.