Configuración de las Políticas de cancelación

En este artículo vamos a explicar qué son las políticas de cancelación, cómo crearlas y configurarlas.

Las políticas de cancelación son las condiciones en las que una reserva se puede cancelar. Las políticas se crean y configuran en la cadena y todos los hoteles tienen acceso a ellas. Deberíamos conocer lo siguiente:

• Crear y  configurar políticas de cancelación
• Establecer prioridad de las políticas de cancelación

Para asegurarnos que tras solicitar disponibilidad durante un período de fechas concretas suministramos la política de cancelación correcta es preciso tener claro estas tres operativas

• Asignación de la política de cancelación en tarifas, ofertas y promociones
• Configuración de las políticas de cancelación diarias del hotel
• Política de cancelación por defecto del hotel

Finalmente, como ya comentamos en el artículo al que hicimos referencia anteriormente, la política de cancelación global de una reserva dependerá de la gestión que realice cada una de las plataformas de venta con las que conectemos. En el caso específico de Ulyses PMS, si realizamos una reserva de N dias cada uno de ellos con una política de cancelación distinta, nos quedaremos con la política más prioritaria.

Crear y configurar políticas de cancelación

Para ello tendremos que ir a

• Configuración de cadena > Política > Nueva política  
• O bien desde Configuración de propiedad > Política > Nueva política desde donde
  • Podremos añadir una política ya existente en la cadena
  • Podremos crear una nueva política en la propiedad

Una vez creada tendremos algo parecido a 

• Código: Indica código de la política. Únicamente de uso interno
• Nombre: Indica el nombre de la política y se visualiza en reserva y otros selectores.
• Color: Identifica el color de la política
• Descripción: Indica información adicional de la política.
• Comentarios: Reservado para contener instrucciones internas de la cadena referentes a esta política
• ¿Esta política es reembolsable?: Indica si la política es no reembolsable. Si no se selecciona el checkbox podremos rellenar el resto de variables:
  • Deadline day/hour: Indica el núm de días/horas en los que se puede reservar sin incurrir coste alguno
  • Charge type: Cuantificación del coste de cancelación. Los valores que acepta son
    • % de la reserva
    • Fee de cancelación
    • Núm de noches
  • Charge value: Valor de la penalización. Tiene que ser consistente con el valor anterior. En otras palabras si queremos cargar la primera noche como penalización tendremos que seleccionar Charge type= nights y Value=1

Priorización de las políticas de cancelación

Es importante tener claro el orden de las políticas de cancelación pues la que mayor orden tenga será la más restrictiva. Cuando más adelante expliquemos la consulta de disponibilidad tendremos que tener en consideración el orden de las políticas ya que afectará directamente sobre la política de cancelación de la reserva.

En el próximo ejemplo vemos como la política NR es la más restrictiva. 

Para modificar el orden tan sólo tenemos que hacer clic en el botón Sort y modificar el orden mediante drag & drop

Políticas de cancelación en tarifas, ofertas y promociones

Podremos asignar una política de cancelación a una tarifa, oferta o promoción desde

• Menú superior Tarifa
• Seleccionar Tarifa, Oferta o Promoción > Asignar valor en campo Política cancelación

Con esto, si realizamos una consulta de disponibilidad debería darnos la cancelación correcta. Sin embargo existirán ocasiones en las que olvidamos asignar la política de cancelación a estas entidades. Por ese motivo es interesante asignar una política diaria al hotel como explicaremos a continuación.

Políticas de cancelación diarias

Como acabamos de desvelar hace un momento las políticas de cancelación diarias son como un seguro para que, en caso de no asignar la política de cancelación a la tarifa, oferta o promoción de turno las reservas siempre tengan una política de cancelación asociada.

Existen fechas concretas para las que aumentar el nivel de restricción es una obligatoriedad debido a la elevada demanda existente. Para estos casos, seleccionar la fecha y aumentar la restricción puede ser una buena práctica.

Para asociar una política de cancelación a un día concreto simplemente nos aseguraremos que tenemos políticas añadidas a la propiedad desde

• Configuración de propiedad > Políticas de cancelación

• Posteriormente seleccionaremos el modo de visualización Calendario
• Finalmente pincharemos en una fecha o período concretos y le asignaremos la política, tal y como a continuación

Configuración de la política de cancelación por defecto

Si no hemos asignado políticas de cancelación diarias ni hemos asignado políticas a tarifas ni ofertas ni promos, para asegurarnos de que tenemos un nivel de protección contra la cancelación mínimo tendremos la política de cancelación por defecto. 

Para ello iremos a la pestaña Preferencias en la configuración de la propiedad e indicaremos el valor predeterminado